写上“贺词”或“贺信”、“贺电”，或加上致贺场合、致贺对象。文种名称要根据不同的使用场合加以选择，书面称“贺信”，电文用“贺电”，祝寿叫“祝词”或“祝寿词”。

顶格写受贺单位名称或个人姓名及称谓。只要有衔头的，基本上都可用作称谓。所有的职务：部长、省长、校长、厂长、经理等；军衔：上校、少将、中尉等；职称：工程师、教授、编审等；学位：硕士、博士；职业：医生、护士、老师、律师等都可以加上姓称呼别人。

是贺词的主体，分若干层表达，言简意赅。一般表示祝贺、阐明意义、提出期望等。致贺对象和致贺因由不同，内容有所不同。如祝贺会议，首先祝贺胜利召开，然后阐明会议意义，预祝会议圆满成功。如果是祝寿，则是祝贺寿辰、功绩品格评价、祝愿健康长寿。

署名时。署上致贺单位或个人姓名，写明年、月、日。写作贺词要围绕中心，突出主题，内容准确。写作时要对致贺对象有一个透彻的了解。比如会议，必须了解会议召开的背景、会议性质意义及主要议题；祝寿，必须了解受贺方的生平事迹、成就、贡献、品德等。同时必须做到表达得体，切合身份。