文件管理制度

时间：2024-09-07 12:37:35 制度我要投稿

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文件管理制度

　　在现实社会中，越来越多人会去使用制度，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，下面是小编精心整理的文件管理制度，希望能够帮助到大家。

文件管理制度

文件管理制度1

　　为规范集团监事会文件、档案管理工作，充分发挥其作用，更好地为监事会各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《x集团有限公司档案管理暂行规定》，特制定本办法。

　　一、集团监事会文件档案范围定义

　　1、集团监事会文件档案指集团监事会在运作过程中产生的具有再次查询和使用价值的结果性和结果支持性文件。

　　2、由集团监事会运作过程中产生但上报集团公司及以上单位的文件、市政府职能部门及以上单位下发经集团公司办理的文件，上升为集团公司文件，集团公司文件纳入集团档案管理范围进行管理，监事会保留复印件，复印件的管理遵循本办法。

　　二、流转

　　监事会文件指定专人负责流转，按权限逐级递交各级人员审批。审批结束后收归监事会档案管理人员进行整理归档。

　　三、整理存档

　　(一)监事会档案管理人员负责监事会文件收集和整理归档。

　　(二)监事会档案归档遵循“应归尽归”的`原则，在集团监事会文件档案范围定义内的文件均应归档成为监事会档案。

　　(三)文件整理、目录编制遵循国家档案局颁布的《归档文件整理规则》。

　　四、档案的借阅利用

　　(一)凡监事会成员，均可查询在自己职责范围内的档案。

　　(二)查阅机要档案、重要会议记录必须经监事会主席批准。

　　(三)档案原则上只能在档案保管室内阅读使用，如确因工作需要带离档案保管室，需办理借阅登记手续。

　　(四)非监事会成员查阅、借阅监事会档案，需经监事会主席批准。

　　(五)档案资料不准转借他人和擅自拆页、不得带出公司外，更不得划道填字，涂改、损坏文件。

　　(六)外单位查阅档案一律凭单位介绍信，经监事会主席批准方可查阅。

　　(七)档案管理工作人员应结合监事会管理工作的需要，在有关部门的支持下，开展监事会文件汇编、大事记、深层次编研等各种信息服务工作。

　　五、奖惩

　　(一)对违反本办法的监事会成员，给予警告批评，同时可酌情扣罚监事会内部考核分。

　　(二)对于违反本规定，给集团或监事会造成损失者，将建议集团公司或市国资委对其给予处份直至免去其监事会成员资格，触犯法律者移交司法机关办理。

　　六、本办法自发布之日起执行。

文件管理制度2

　　为加强公司职代会文件材料的收集、整理、归档，确保各类文件材料的完整，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，制定本规定。

　　一、归档范围

　　1.公司工会职代会、工会换届、办公会等会议的文件材料;

　　(1)通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报及重要的照片、音像等文件材料;

　　(2)贺信、贺电、讨论没有通过的文件材料;

　　2.上级工委颁发的文件材料;

　　3.典型材料、代表发言、简报、会议记录;

　　4.原始记录;

　　5.公司工会的请示与上级工委的批复;

　　6.公司工会工作的总结、报告;

　　7.公司劳动模范、先进工作者等文件材料;

　　8.处理员工来信来访的文件材料;

　　9.上级工委与公司工会签署的目标考核责任书;

　　10.工会管理规章制度、实施计划、调研、报告、总结;

　　二、归档时间

　　1.文书档案每季度整理一次。

　　2.每年的2月底前，由工会专责整理后，移交公司档案室。

　　3.实物档案根据实际情况自收到实物之日起1个月内移交公司档案室。

　　三、归档要求

　　1.归档文件材料应完整、准确、系统，手续完备。

　　2.各种公文归档时，底稿应签发齐全，必须有相关公司领导签字、文件编号及用印。

　　3.归档的.各种公文、统计年报等底稿及领导审改、阅批、签发，应一律使用碳塑墨水或蓝黑墨水的钢笔、黑色签字笔书写。禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水和纯蓝墨水笔。

　　4.归档的文件材料应字迹清晰、耐久，纸质应符合档案保存要求。

　　5.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件等合并一件装订。

　　6.归档文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

　　7.归档的材料必须按规定的格式逐件填写文件归档目录，所有目录需录入计算机，整理完毕后将纸质目录及电子目录一同移交公司档案室。

　　8.有关归档文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将归档人、审核人的姓名和时间填上，以示负责。备考表应放置盒内尾页。

　　9.归档文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并归档。归档材料应使用不锈钢钉装订或三孔一线的方法装订。

　　10.荣誉档案、音像档案按照荣誉档案、音像档案归档要求执行。

　　11.归档文件移交时，必须将对应的电子文件一同移交。

　　12.归档时拟定移交清册，一式两份，分别在清册上签字或盖章。

文件管理制度3

　　机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

　　一、办理程序

　　(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。

　　(二)按领导签批的范围进行传阅。

　　(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。

　　(四)归档，交上级部门。

　　二、传阅

　　(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。

　　(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。

　　(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。

　　三、保密

　　(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。

　　(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。

　　(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。

　　(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

　　(五)涉密文件，不得复制或摘抄。

　　四、归档

　　(一)传阅和办理完毕的.文件，应及时清理收回，分类整理，持续整洁、清洁。

　　(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。

　　(三)干部出差、调动工作或离退休时务必将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

　　(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

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